“Als directiesecretaresse ben je de spil in het reilen en zeilen van de werkdagen van de directeur. Daarnaast draag je bij aan alle bestuurlijke processen rond directie en bestuur. Een onmisbare functie in onze organisatie.”
Directiesecretaresse
36 uur per week | Zeist/hybride
Startdatum in overleg – Onbepaalde tijd
Wat ga je doen?
Ben jij een proactieve en klantgerichte directiesecretaresse die graag een sleutelrol vervult binnen een dynamische omgeving en wil bijdragen aan de Volksgezondheid? Dan is deze functie bij GGD Utrecht (GGDrU) iets voor jou!
Als directiesecretaresse ondersteun je op eigentijdse wijze de Directeur Publieke Gezondheid (DPG), Marc Sprenger, in zijn dagelijkse werkzaamheden. Je bent niet alleen zijn eerste aanspreekpunt, maar ook zijn sidekick als het gaat om agendabeheer, informatievoorziening en het voorbereiden en notuleren van (DT)vergaderingen.
In deze veelzijdige rol coördineer je een complexe agenda met zowel interne als externe afspraken, waarbij je proactief knelpunten signaleert en oplost. Je zorgt ervoor dat de DPG altijd goed voorbereid is met de juiste documenten en bewaakt de deadlines.
Daarnaast vervul je een belangrijke ondersteunende rol bij bestuurlijke processen.
Je verzorgt onder andere de uitnodigingen voor bestuursvergaderingen, waarbij jouw politiek-bestuurlijke sensitiviteit van groot belang is. Je bent nauwkeurig in het controleren van documentatie en zorgt dat alles in de juiste volgorde en met de juiste tone of voice wordt gepresenteerd. Als het gaat om bestuurlijke processen werk je nauw samen met de manager bestuurlijke- en directieprocessen en de DPG, jullie vormen dan ook een hecht team.
Naast je taken als directiesecretaresse, beheer je de agenda van de manager bestuurlijke- en directieprocessen en heb je een coördinerende functie voor het secretariaat. Je verdeelt het binnengekomen werk en bent vraagbaak/sparringpartner voor je collega's. Met jouw inzicht en ervaring draag je bij aan verbeteringen in werkprocessen en werkverdeling, waarbij werkplezier en kwaliteit voorop staan.
In welk team kom je te werken?
Je komt te werken in het directiesecretariaat, een gezellig team van 6 personen. Elk teamlid ondersteunt één of meerdere directeuren en/of managers. Samen vormen jullie een hecht team waarin jullie elkaar helpen bij drukte of waarnemen bij afwezigheid.
De directie van GGDrU bestaat uit de Directeur Publieke Gezondheid, twee directeuren, de concerncontroller, medisch adviseur en directiesecretaris. Het bestuur van GGDrU bestaat uit de 26 wethouders Volksgezondheid van onze aangesloten gemeenten.
GGD regio Utrecht?
GGD regio Utrecht is de gemeentelijke gezondheidsdienst van de 26 gemeenten in de regio Utrecht. Met ons werk helpen we 1,4 miljoen inwoners gezonder te leven. We doen dit samen met gemeenten, (zorg)organisaties én met inwoners uit de steden en dorpen.
Bij een ramp of crisissituatie werken politie, ambulance, brandweer en de GGD samen, waarbij wij worden ingezet op het gebied van infectieziektebestrijding, medische milieukundige, psychosociale hulpverlening en gezondheidsonderzoek. Tijdens een omvangrijke gezondheidscrisis wordt GGDrU een crisisorganisatie. We rekenen dan op jouw flexibele inzet.
Wat vragen wij van jou?
Jij bent iemand die we ‘regisseur’ zouden kunnen noemen: iemand die graag samenwerkt, organisatorisch sterk is, energie krijgt van complex agendabeheer én met een initiatiefrijke houding!
Je voert niet ‘zomaar’ iets uit zonder daar zelf goed over na te denken. Je bent politiek-bestuurlijk sensitief en bewust van onderlinge verhoudingen. Je weet jezelf in de drukke agenda van de DPG in te plannen om het gesprek aan te gaan, gaat alles naar verwachting? Waar komt de komende tijd de nadruk op te liggen?
Daarnaast zien we graag dat je beschikt over hbo werk- en denkniveau, professioneel communiceert in woord en op schrift, een gestructureerde werkhouding met je meeneemt en stevig in je schoenen staat. Je bent in staat je werktijden flexibel in te delen wanneer nodig.
Wat bieden wij jou?
Wil je meer weten?
Heb je vragen over deze vacature of wil je meer informatie, vul dan het contactformulier in via: https://werkenbij.ggdru.nl/contact. Je ontvangt zo snel mogelijk een reactie.
Ben je enthousiast?
Solliciteer dan door je cv en motivatiebrief op deze pagina te uploaden via de knop ‘Solliciteren’. Reageren kan tot en met 4 juli ’24. De eerste gesprekken vinden plaats op 10 juli.
Nb. Als we zaken willen doen met recruiters, headhunters of bureaus om bepaalde functies te vervullen, dan schakelen we deze bureaus zelf in. Profielen en cv’s die bureaus ongevraagd sturen, worden behandeld als directe sollicitaties van de kandidaat.