Medewerker secretariaat Forensische Geneeskunde

Wat ga je doen?

Als medewerker secretariaat ben je de spil van onze afdeling. Je biedt administratieve, logistieke én praktische ondersteuning en bent het aanspreekpunt voor artsen, verpleegkundigen en externe partijen zoals politie, gemeenten en uitvaartondernemers. Je bewaakt processen, signaleert knelpunten en handelt proactief, zorgvuldig en met oog voor detail.

Je taken zijn breed en afwisselend:

• Ondersteunen van artsen, de manager en de beleidsmedewerker bij hun dagelijkse werkzaamheden;
• Verwerken van telefonische meldingen en webformulieren;
• Beheren van dossiers in het systeem Formatus;
• Verzorgen van correspondentie namens het team;
• Opstellen en bewaken van roosters voor artsen en overlegmomenten;
• Notuleren van vergaderingen en zorgen voor tijdige verslaglegging;
• Voorbereiden van facturatie en declaraties en afstemmen met de financiële administratie;
• Onderhouden van contact met externe partijen, zoals politie, medische professionals en de toetsingscommissie euthanasie;
• Coördineren van afspraken en bewaken van de voortgang van dossiers;
• Bestellen van medische materialen en beheren van de voorraad.

In deze functie handel je integer, omdat je vaak met vertrouwelijke informatie werkt, ook rondom overlijdens die in de publiciteit komen, zoals ongevallen en misdrijven.

Waar kom je te werken?

Je werkt in het Team Forensische Geneeskunde Midden-Nederland, samen met een directe collega. Jullie ondersteunen en vervangen elkaar waar nodig. Het team bestaat uit zestien artsen, negen verpleegkundigen, een beleidsmedewerker en een manager. De medische professionals verrichten hun werkzaamheden op diverse locaties en zijn daardoor beperkt aanwezig op kantoor. Jouw standplaats is het hoofdkantoor in Zeist.

GGD regio Utrecht?

GGD regio Utrecht is de gemeentelijke gezondheidsdienst van de 26 gemeenten in de regio Utrecht. Met ons werk helpen we 1,4 miljoen inwoners gezonder te leven. We doen dit samen met gemeenten, (zorg)organisaties én met inwoners uit de steden en dorpen.

Bij een ramp of crisissituatie werken politie, ambulance, brandweer en de GGD samen, waarbij wij worden ingezet op het gebied van infectieziektebestrijding, medische milieukundige, psychosociale hulpverlening en gezondheidsonderzoek. Tijdens een omvangrijke gezondheidscrisis wordt GGDrU een crisisorganisatie.

Wat vragen wij van jou?

Je hebt ervaring in administratieve ondersteuning, bij voorkeur binnen een medische omgeving en voelt je prettig in een dynamische werkomgeving. Soms is het rustig, soms hectisch — je schakelt makkelijk en blijft kalm. Je werkt met heftige onderwerpen en complexe casuïstiek; je bent mentaal sterk en bestand tegen deze belasting. Je ondersteunt het team zo goed mogelijk en gaat professioneel om met de soms belastende inhoud van het werk.

Verder breng je mee:

• Een afgeronde mbo-opleiding, bij voorkeur in een administratieve richting;
• Up-to-date digitale vaardigheden; je werkt vlot met o.a. Excel en Word en raakt snel wegwijs in nieuwe systemen;
• Financieel inzicht;
• Goed overzicht over je werk en heldere communicatie, zowel mondeling als schriftelijk;
• Sterke organisatorische skills, met oog voor detail, integriteit en verhoudingen;
• Een stevige persoonlijkheid: je durft je uit te spreken als dat nodig is;
• Humor en relativeringsvermogen – je houdt het hoofd koel én het werk leuk;
• Zelfstandigheid én teamgevoel: je helpt waar nodig en bent flexibel inzetbaar, ook bij vakantievervanging;
• Ervaring in de medische wereld en het werken met artsen is een pluspunt.

Je vaste werkdagen zijn in elk geval maandag en woensdag. We vinden het fijn als je je uren kunt verdelen over vier dagen. Incidenteel thuiswerken is mogelijk in overleg. Je bent bereid een paar keer per jaar een teamoverleg in de avonduren bij te wonen om te notuleren.

Het aanvragen van een VOG en het afleggen van de ambtseed maken onderdeel uit van het sollicitatieproces.

We hebben deze vacature zowel intern als extern uitgezet. Bij gelijke geschiktheid krijgt een interne collega voorrang.

Wat bieden wij jou?

Het betreft een functie voor 28-32 uur per week. Je ontvangt een jaarcontract met zicht op verlenging.

Het salaris is afhankelijk van jouw opleiding en ervaring en bedraagt minimaal €2.700,- en maximaal €3.831,- bruto per maand (schaal 7 cao SGO) bij een fulltime dienstverband (36 uur).

Wil je meer weten over onze aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden zoals 17,45% IKB boven op jouw salaris? Lees dan verder op: https://werkenbij.ggdru.nl/arbeidsvoorwaarden.

Wil je meer weten?

Heb je vragen over deze vacature of wil je meer informatie, vul dan het contactformulier in via: https://werkenbij.ggdru.nl/contact. Je ontvangt zo snel mogelijk een reactie.

Ben je enthousiast?

Solliciteer dan door je cv en motivatiebrief op deze pagina te uploaden via de knop ‘Solliciteren’. Reageren kan tot en met 5 juni 2025. De eerste gesprekken vinden 10 juni plaats op ons hoofdkantoor in Zeist, tweede ronde vindt plaats op 13 juni.